Les procédures d’octroi de subventions sont les suivantes :
Évaluation
Tout défenseur-e ou ONG souhaitant bénéficier d’un soutien urgent ou ordinaire pour sa protection ou pour renforcer, développer, ou soutenir ses actions en faveur des droits de l’Homme doit présenter une demande en arabe, en anglais ou en français, en respectant les lignes directrices publiées sur son site web.
Chacune des demandes reçues par la Fondation fait l’objet d’une collecte d’informations de base sur la demande et d’un examen approfondi. Cette vérification comprend une évaluation du profil juridique et financier du candidat, ses performances et capacités à gérer les activités proposées dans le domaine des droits de l’Homme, la pertinence et l’efficacité des activités au vu des développements et des considérations budgétaires ainsi qu’une évaluation de l’éthique et du respect des normes universelles des droits de l’Homme.
Cet examen est également effectué au moyen de visites sur le terrain et d’une prise de contact avec des acteurs de la société civile suggérés et externes, des personnes ressources et des donateurs, ainsi que par l’examen des profils, des vidéos, des articles en ligne et l’utilisation d’un logiciel de conformité.
Prise de décision
Un résumé de la candidature éligible et son évaluation sont soumis au Conseil d’administration dans le cadre d’un processus de consultation sécurisé. Les décisions sont prises par le Conseil d’administration soit par le biais d’un mécanisme d’urgence (décision prise dans un délai maximum de 10 jours), soit lors des réunions du Conseil d’administration (deux fois par an). Toutes les décisions concernant les financements sont, en principe, prises par consensus des membres du Conseil d’administration.
Contrat et transfert
Un contrat est – en toute circonstance- signé entre la Fondation et le bénéficiaire d’un financement. Cet accord comprend une description détaillée des obligations des parties contractantes, y compris les méthodes de transfert et les obligations de compte-rendu.
Pour les appuis supérieurs à 6 000 EUR, un paiement initial de 50% ou 80% du montant total est effectué par la Fondation. Le deuxième versement de 50% ou 20% n’est transféré qu’après réception, vérification et concordance avec le contenu des rapports narratifs et financiers.
Surveillance
Un rapport d’activités et un rapport financier doivent être envoyés par les bénéficiaires d’un appui, accompagnés des factures et autres pièces justifiant de l’utilisation de la subvention. La Fondation a élaboré des modèles de rapports mis à la disposition de ses bénéficiaires, si nécessaire, en arabe, anglais et français.
Le Secrétariat évalue ces rapports et présente les principales conclusions au Conseil d’administration. La Fondation se réserve le droit de déduire des montants du bilan comptable et/ou de demander le remboursement de tout ou partie de l’appui lorsque la comptabilité n’est pas correctement tenue et/ou que l’activité pour laquelle le financement a été octroyé n’a pas été mise en œuvre.
Suivi
Un objectif clé des interventions de la Fondation est d’assurer des perspectives de durabilité de l’action des acteurs de la société civile. Lorsque cela est possible, une intervention à court terme est ainsi couplée à une stratégie à plus longue échéance. La Fondation s’engage notamment à faciliter les contacts de ses partenaires avec d’autres donateurs ou institutions susceptibles de fournir un appui technique et financier supplémentaire à ces derniers.