إجراءات تقديم منح المؤسسة الأورو-متوسطية هي التالية:
التقييم
تجري المؤسسة الأورو-متوسطية استعراضاً حريصاً لكل طلب تتلقاه. ويتضمن الاستعراض تقييماً للوضع القانوني والمالي لمقدم الطلب، وأدائه وقدراته للتعامل مع أنشطة حقوق الإنسان المقترحة، وأهمية الأنشطة المقترحة وفاعليتها وفقاً لاعتبارات التطورات المتوقعة والميزانية، إضافة إلى تقييم لأخلاقيات مقدم الطلب وامتثاله بالقيم والمعايير العالمية لحقوق الإنسان.
يجري هذا الاستعراض الحريص أيضاً عبر زيارات ميدانية واتصالات مع فاعلين خارجيين مقترحين من المجتمع المدني، ومع أشخاص معاونين وجهات مانحة.
اتخاذ القرار
يجري إعداد ملخص حول أهلية مقدم الطلب وتقييمه ويُقدم إلى مجلس أمناء المؤسسة الأورو-متوسطية ضمن إطار عملية التشاور الآمنة. ومن حيث المبدأ، تُتخذ جميع القرارات بشأن المنح بتوافق آراء أعضاء مجلس الأمناء.
إبرام اتفاقية وتحويل التمويل
في جميع الحالات، يجري إبرام عقد وتوقيعه بين المؤسسة الأورو-متوسطية وبين المستفيد من المنحة. وهذه الاتفاقية تتضمن وصفاً مفصلاً لالتزامات الطرفين المتعاقدين، بما في ذلك أسلوب تحويل التمويل والتزامات الإبلاغ وتقديم التقارير.
بالنسبة للمنح التي تتجاوز قيمتها 6,000 يورو، تقوم المؤسسة الأورو-متوسطية بتحويل دفعة أولى قيمتها 50 في المائة أو 80 في المائة من المبلغ الإجمالي. ويتم تمويل باقي المنحة وقيمته 50 في المائة أو 20 في المائة من المبلغ الإجمالي بعد استلام تقرير الأنشطة والتقرير المالي والتحقق منهما والموافقة عليهما.
الرصد
يجب على المستفيدين من المنح إرسال تقرير أنشطة وتقرير مالي إضافة إلى فواتير وأي وثائق مساندة أخرى لإثبات طريقة استخدام المنحة. وقد أعدت المؤسسة الأورو-متوسطية عينات عن التقرير المالي وتقرير الأنشطة باللغات العربية والإنجليزية والفرنسية.
تقوم الأمانة العامة للمؤسسة الأورو-متوسطية بتقييم هذه التقارير، وترفع استنتاجاتها الرئيسية إلى مجلس الأمناء. وتحتفظ المؤسسة الأورو-متوسطية بالحق في خصم مبالغ من البيانات المالية و/أو طلب إعادة المبلغ المدفوع عندما لا تتم المحافظة على سجلات الحسابات على نحو صحيح و/أو إذا لم يتم إنجاز النشاط الذي تم تقديم المنحة من أجل تنفيذه.
المتابعة
إن أحد الأهداف الرئيسية لتدخلات المؤسسة الأورو-متوسطية هو ضمان استدامة أنشطة المجتمع المدني وآفاقها الطويلة الأجل. وعندما يكون ممكناً، يترافق التدخل قصير الأجل مع استراتيجية طويلة الأجل. وتنخرط المؤسسة الأورو-متوسطية بصفة خاصة في تيسير التواصل ما بين مقدمي الطلبات وبين المؤسسات والجهات المانحة الأخرى التي من الممكن أن توفر دعماً فنياً ومالياً إضافياً إلى مقدمي الطلبات على المدى الأطول أجلاً.